Verhuurplanning voor licht-, geluid- en podiumbedrijven
Weet altijd waar je spullen zijn en wanneer ze terugkomen.
Voorraad, orders, pakbonnen, retouren en je boekhouding in één app. Op de Mac, in de browser en op je telefoon. Gemaakt door een verhuurder, voor verhuurders van 1 tot 20 man.
Je eigen omgeving op jouwbedrijf.gearplan.nl
Eén appvoorraad, orders, pakbon, retour en je boekhouding
3 plekkenMac, browser en telefoon
Per stukzie je wat vrij, verhuurd of te laat is
NLgemaakt in Nederland, in het Nederlands
Hoe het werkt
Van aanvraag tot retour, zonder whiteboard
Zo loopt een klus door GearPlan. Elke stap gebruikt wat je in de vorige al hebt ingevuld.
Offerte in een paar klikken
Kies materiaal en sets, GearPlan checkt meteen of het vrij is. Transport en crew reken je mee. De offerte gaat als pdf naar je klant.
Pakbon op magazijnvolgorde
De pakbon staat gesorteerd op stellingplek. Flightcases en kabelsets met vaste inhoud tellen als één regel.
Callsheet naar je crew
Tijden, adres, bus en chauffeur in één bericht. Je crew ziet hun klussen op de telefoon.
Je ziet wat er mist
Vink af wat terugkomt. "14 van 22 kabels terug" staat meteen in de planning, niet pas bij de volgende klus.
Opbouw
Vier onderdelen, één project in het midden
Alles in GearPlan hangt aan een project. Materiaal, crew, bus, offerte, factuur en inkoopkosten van een klus staan bij elkaar, dus je ziet per klus wat hij oplevert.
Plannen
Wat gaat waar naartoe, wanneer, en wie rijdt.
- Planning
- Projecten
- Aanvragen
- Voertuigen
Magazijn
Wat je hebt, waar het staat en wat er mist.
- Materiaal
- Sets
- Pakbon
- Retourbon
Mensen
Je vaste crew en freelancers, met uren en rijbewijzen.
- Personeel
- Callsheet
- Uren
- Contacten
Geld
Van offerte tot btw-overzicht, zonder overtypen.
- Offertes
- Facturen
- Inkoop
- Bank
Rondleiding
Zo ziet het eruit
Klik door de schermen die je elke dag gebruikt. De gegevens zijn voorbeelden.
Goedemorgen, Bart
3 klussen vandaag, 1 retour te laat
| Vandaag | Klant | Bus | Status |
|---|---|---|---|
| 07:30 laden | Festival Duinrand | 7-JXR-42 | Pakbon klaar |
| 14:00 ophalen | Café De Zwaan | eigen vervoer | Klaargezet |
| 16:00 opbouw | Bedrijfsfeest Rabo | VK-218-B | 2 crew nodig |
| retour | Bruiloft Kok | — | 8 kabels te laat |
Festival Duinrand
Opbouw wo 7 okt · show 9–10 okt · afbouw zo 11 okt
| Artikel | Aantal | Vrij | Prijs |
|---|---|---|---|
| Line array set (case) | 4 | 4 | € 1.120,00 |
| Sub 18" dubbel | 8 | 10 | € 640,00 |
| Movinghead spot | 12 | 12 | € 720,00 |
| Podiumdeel 2×1 | 40 | 40 | € 800,00 |
| Transport (2 ritten) | 1 | — | € 150,00 |
| Totaal excl. btw | € 3.430,00 |
Pakbon Festival Duinrand
Laden wo 7 okt 07:30 · bus 7-JXR-42 · chauffeur Sem
| Plek | Artikel | Aantal | |
|---|---|---|---|
| A1-02 | Line array set (case) | 4 | |
| A1-05 | Sub 18" dubbel | 8 | |
| B3-01 | Kabelset podium (kit) | 2 | |
| B3-04 | XLR 10 m | 24 | |
| C2-01 | Movinghead spot | 12 | |
| hal | Podiumdeel 2×1 | 40 |
Een vaste set telt als één regel. Bij een combinatie zie je de losse onderdelen eronder.
Line array set
Vaste set · flightcase met 4 kasten, rigging en kabel
| Inhoud van de set | Aantal |
|---|---|
| Line array kast | 4 |
| Fly bar | 1 |
| Speakon NL4 15 m | 2 |
| Factuur | Klant | Vervalt | Incl. btw | Status |
|---|---|---|---|---|
| 2026-041 | Festival Duinrand | 21 okt | € 4.150,30 | Open |
| 2026-040 | Bedrijfsfeest Rabo | 14 okt | € 1.155,00 | Betaald |
| 2026-038 | Bruiloft Kok | 30 sep | € 907,50 | Te laat |
Functies
Alles wat een verhuurbedrijf elke week doet
Voorraad en beschikbaarheid
Per artikel zie je hoeveel er vrij, verhuurd of in reparatie is, voor elke dag van de planning.
Sets en flightcases
Vaste cases en losse combinaties. Huur je een set uit, dan gaan de onderdelen mee van de voorraad af.
Offertes en facturen
Van offerte naar bevestiging naar factuur, met je eigen logo. Betalingen koppel je aan je bankafschrift.
Bussen en chauffeurs
Voertuigplanning met kenteken, APK en laadruimte. Je krijgt een waarschuwing bij een dubbele boeking of een verlopen rijbewijs of code 95.
Crew en callsheets
Plan personeel per functie, zet tijden in het schema en stuur de callsheet. Je crew logt in op hun eigen telefoon.
Aanvragen via je website
Klanten kiezen een pakket op jouw site en zien direct de transportkosten. Jij keurt goed en er staat een project klaar.
Boekhouding
Je cijfers zitten er gewoon in
Facturen, inkoop en bank staan in dezelfde app als je planning. Je hoeft geen los boekhoudpakket bij te houden voor de dagelijkse dingen, en je boekhouder krijgt een nette export.
| Datum | Omschrijving | Bedrag | Gekoppeld aan |
|---|---|---|---|
| 3 okt | Bedrijfsfeest Rabo | + € 1.155,00 | Factuur 2026-040 |
| 2 okt | Thomann GmbH | − € 486,95 | Inkoop TH-88231 |
| 1 okt | Shell Station A4 | − € 92,40 | Maak inkoopfactuur |
| 30 sep | Huur loods okt | − € 1.450,00 | Terugkerend |
Betalingen van klanten worden herkend aan het factuurnummer en het bedrag.
| Rubriek | Omzet | Btw | |
|---|---|---|---|
| 1a | Leveringen en diensten hoog tarief | € 18.420,00 | € 3.868,20 |
| 5b | Voorbelasting | − € 1.912,46 | |
| Te betalen | € 1.955,74 |
Je neemt de bedragen over in de aangifte bij de Belastingdienst.
- FacturenVan offerte naar factuur in één klik, met je logo, btw en betaaltermijn. Je ziet meteen wat open staat en wat te laat is.
- Inkoop uit je mailInkoopfacturen worden uit je mailbox gehaald en uit de pdf gelezen. Jij controleert leverancier, bedrag en grootboekrekening.
- BankKoppel je zakelijke rekening, of upload een afschrift (MT940, CAMT of CSV). Betalingen worden aan facturen gekoppeld.
- BetaalbatchZet de inkoopfacturen van deze week klaar en download één SEPA-bestand voor je bank.
- Kosten per klusKoppel inkoop, zoals bijhuur of diesel, aan een project. Dan zie je wat een klus echt oplevert.
- OverzichtenWinst en verlies per maand, btw per kwartaal, terugkerende kosten. Exporteer alles voor je boekhouder.
Op de telefoon
Je crew weet waar ze moeten zijn
Iedereen in je team krijgt een eigen inlog. Ze zien alleen hun eigen klussen, met tijden, adres en wie er rijdt.
- Callsheet met laadtijd, aanvang en afbouw
- Welke bus, welke chauffeur
- Werkt in de browser, niets installeren
Deze week
Callsheet
Bevestigd
Retourbon
Overstappen
Weg uit Excel en het whiteboard
Je hoeft niet opnieuw te beginnen. Je artikellijst, klanten en sets zetten we samen met je over.
| Nu | Met GearPlan |
|---|---|
| Bellen of de subs nog vrij zijn | Beschikbaarheid staat bij elk artikel |
| Pakbon overtypen uit de offerte | Pakbon komt uit het project |
| Kabels tellen na elke klus | Retourbon laat zien wat er mist |
| Rooster in de groepsapp | Callsheet per persoon |
| APK-datum op een briefje | Melding voordat hij verloopt |
"Ik heb GearPlan gebouwd omdat ik zelf elke vrijdag aan het zoeken was naar kabels die nog bij een klant lagen."
Bart Jans · Jans Sound SupportVragen
Wat verhuurders vaak vragen
Voor wie is GearPlan?
Voor licht-, geluid- en podiumverhuurders van 1 tot 20 man. Ook als je naast verhuur zelf techniek draait op klussen.
Moet ik iets installeren?
Nee. GearPlan werkt in de browser op je eigen adres, zoals jouwbedrijf.gearplan.nl. Er is ook een app voor de Mac, en je crew gebruikt het op hun telefoon.
Kan ik mijn huidige artikellijst meenemen?
Ja. Lever je lijst aan als Excel of export uit je huidige pakket, dan zetten we hem samen met je over.
Heb ik nog een boekhoudpakket nodig?
Voor facturen, inkoop, bank en het btw-overzicht niet. Voor de jaarafsluiting werk je met je boekhouder: die krijgt een export van je omzet en inkoop.
Wat kost het?
Mail ons hoeveel mensen en artikelen je hebt. Je hoort binnen een werkdag wat het kost voor jouw bedrijf.
Waar staan mijn gegevens?
Op een server in Europa. Elk bedrijf heeft een eigen, afgeschermde omgeving.
Klaar met zoeken naar je spullen?
Mail ons met je bedrijfsnaam. We zetten je omgeving klaar en lopen hem samen met je door.